Главная /
Рефераты / Особенности составления и оформления документов на компьютере
Особенности составления и оформления документов на компьютере
Любая управленческая деятельность связана с созданием документа Основным способом создания и редактирования документов в настоящее время является компьютер. Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов с использованием установленных реквизитов. Составление и оформление документа на компьютере начинается с вызова той формы, на базе которой будет изготовлен данный документ. Это может быть унифицированная утвержденная форма документа, форма, разработанная в организации, бланк организации или чистый лист. Приступая к работе в MS Word, необходимо установить размер бумаги – А4 210х297 мм. Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов (Поля – это расстояние от границы текста до края листа бумаги). Рекомендуется установить следующие размеры полей документа: Левое поле не менее 20 мм (размер левого поля следует увеличивать до 35 мм для документов постоянного срока хранения, для того чтобы можно было осуществить подшивку или переплет дел) Правое поле – 10 мм Верхнее поле – 15 мм Нижнее – 20 мм Для документов формата А5 (148х210 мм) нижнее поле устанавливают не менее 15 мм. Данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами. Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определенной основе –«шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документов (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.) задаваемый по умолчанию. Употребляемый здесь и далее термин «по умолчанию» означает, что указанные параметры используются во всех вновь создаваемых документах, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит и облегчить восприятие документов. Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы оформляются на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации. Конструирование макета бланка ведется в соответствии с требованиями, изложенными в государственном стандарте ГОСТ Р 6.3097 (Приложение А). Однако бланк с изображением Государственного герба Российской Федерации и герба субъектов Российской Федерации не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется, и полученное изображение помещается на выбранное место Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере, не защищен от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Для менее ответственных случаев создание бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Создав эмблему, ниже размещают наименование организации автора документа в соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах. Бланк для письма имеет свои особенности. В этом бланке должны присутствовать справочные данные об организации. В любом бланке обязательно предусматривают место для даты и регистрационного номера документа. В MS Word для вставки даты используется команда «Вставка» «Дата и время». В шаблоне документа на место даты иногда проставляется поле «дата», позволяющее автоматически датировать документ при его создании или выводе на печать. Для этого в меню «Вставка» выбирается команда «Поле» и в открывшемся окне можно выбрать категорию поля – «Дата и время», а в правой части окна – тип поля – текущая дата, дата создания документа.. После простановки даты проставляется регистрационный номер документа. Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов ?и? в окне «Символ» меню «Вставка», ограничение места занимаемого заголовком оформляется соответствующим абзацем шаблона документа со следующими параметрами: абзацный отступ – 9 см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по левому краю. В него помещается заголовок документа, который включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Заголовок документа может использоваться как часть имени файла или включаться в сводку документа (Меню «Файл» – вкладка «Свойства» – поле «Название документа»). Заголовок документа, состоящий из двух и более строк, печатается с одинарным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Для отправляемых документов в правой верхней части ограничительными скобками указывается место для адресата. Многие автоматизированные системы регистрации документов и делопроизводства включают в себя базу данных о корреспондентах организации. В этом случае для ускорения ввода адреса и во избежание ошибок в его написании реквизит «Адресат» заполняется путем использования соответствующей базы данных. Особенно эффективно использование данных об адресатах при массовой рассылке документов. Создание массовой рассылки осуществляется с использованием команды Слияние в меню Сервис MS Word. В ходе подготовки многие документы требуют согласования со всеми заинтересованными сторонами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводится путем установления последовательного маршрута движения документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным перечнем согласования. Для этого в программах пакета MS Office командой Добавить маршрут (меню Файл) устанавливается последовательная или одновременная доставка документа, из адресной книги выбираются необходимые адресаты, устанавливается порядок редактирования документа, в случае последовательной рассылки устанавливается порядок адресатов и кнопкой «Разослать» запускается процесс движения документа. Далее сообщение о движении документа появляется в компьютере всех заинтересованных подразделений. В автоматизированных системах делопроизводства т.н. модуль маршрутизации осуществляет эту процедуру автоматически в соответствии с заранее разработанным списком согласующих (визирующих) инстанций для каждого вида и разновидности документов. Автоматизированные системы осуществляют контроль прохождения документа, напоминание в случае, если документ задерживается в том или ином подразделении. Список лиц, визирующих тот или иной документ, должен быть утвержден руководителем. Если визирование документа имеет принципиальное (юридическое) значение для выпуска данного документа, необходимо использовать электронную подпись или использовать лист согласования на бумаге. Реквизит «подпись» состоит из указания должности (полной или сокращенной) непосредственно росписи и ее расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы текстового поля с одинарным интервалом и выравнивается влево. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Руководитель», «Начальник» и т. п. располагаются на отдельной строке и центрируются по отношению к последующим строкам реквизита. Длина самой длинной строки не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с выравниванием по правому полю. Между инициалами имени, отчества и фамилии пробел не ставится. Если документ будет распечатываться, или отправляться по факсу, в него может быть вставлено факсимиле – изображение подписи должностного лица. Однако для документов, требующих подтверждения своей подлинности, должна использоваться специальная программа «электронная подпись», основанная на криптографической методике открытых ключей. Передача документов, снабженных электронной подписью, внешнему корреспонденту, как правило, требует наличия двухсторонних соглашений о признании такой подписи и обмена ключами, позволяющими гарантировать подлинность подписи. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст.5 предусматривает, что «Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программнотехнических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования». К оформительским реквизитам относятся указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Эти данные могут быть заранее внесены в шаблон и располагаются в конце документа. Как правило, используется команда Поле в меню Вставка. Чтобы компьютер правильно заполнял эти поля, исполнитель должен корректно ввести свою фамилию, имя и отчество, и номер телефона на вкладке «Пользователь» (команда Параметры меню Сервис) Если документ составляется на нескольких страницах, то нумерация страниц осуществляется, начиная со второго листа посредине верхнего поля (верхний колонтитул) арабскими цифрами, без добавления слов «стр.», знаков препинания, черточек и т.п. Поскольку нумерация осуществляется во всех видах документов, целесообразно сразу же, начиная разработку шаблона документов, установить нумерацию страниц, команда Номера страниц в меню Вставка, с тем, чтобы нумерация автоматически включалась во все последующие создаваемые шаблоны документов. Любая организация постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе. Поэтому большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать и использовать при документировании подобных ситуаций. Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм –“шаблонов”, содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо разместить реквизиты каждого вида документов. Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций. Вводится набор типовых фраз приветствия и прощания с помощью команды Автотекст в меню Вставка. Составляемый документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Слово (tabula с лат. доска, список), перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам. Таблица с информацией текстового характера составляется непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблица содержит переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа – электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р1.592. Облегчает восприятие таблицы ее цветовое оформление. Значительно облегчает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении ее графическое оформление – т. е в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе выступлений, используются цветные диаграммы. Диаграмма ( от греческого diagramma рисунок, чертеж) – графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких либо величин. Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц, с цифровыми показателями. Диаграмма лучше всего строить в MS Excel, а затем вставлять в MS Word. Текстовые редакторы представляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркивание, изменение размера и шрифта позволяет улучшить внешний вид и облегчить восприятие содержания. Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет чтение документа. (Не следует использовать более 23 шрифтов одновременно). Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако если текст будет распечатываться на чернобелом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым. Другой способ выделения текста – использование рамок. Для того чтобы заключить в рамку необходимый текст необходимо выйти в меню Формат и дать команду Границы и заливка соответствующей кнопкой на панели инструмента. Рамки особенно удобно применять для пояснений в организационных документах, таких как инструкция и правила. Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме, одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контексте меню предлагаются варианты замены неправильно подобранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики (команда Грамматика или Правописание в меню Сервис) с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявляет неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки. Таким образом, компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ и красиво его оформить. Бесспорно, что документы играет важную роль в жизни каждого человека, предприятия, организации и учреждения. Документы привлекают внимание исследователей, они используются кадровыми, пенсионными и другими службами. Поэтому их создание и оформление в соответствии с нормативной базой обязательно для каждого кто создает и работает с документами и тогда выражение «В соответствии с документами…» приобретет глубокий смысл.
Похожие рефераты:
